Offene Posten im Griff: Die 20-Minuten-Routine, die dein Konto rettet

Du hast die Arbeit gemacht. Die Rechnung ist raus. Aber das Geld? Noch nicht da.

Offene Posten sind im Handwerk keine Seltenheit – sie sind Alltag. Und sie kosten mehr als nur Nerven. Jede nicht bezahlte Rechnung bindet Liquidität, die du längst für Material, Löhne oder die nächste Baustelle brauchst.

Die gute Nachricht: Du brauchst kein teures Mahnwesen und keinen Juristen. Du brauchst eine einfache Routine – einmal pro Woche, 20 Minuten. Wie eng das mit deiner Gesamtsteuerung zusammenhängt, haben wir bereits in unserem Beitrag Volle Aufträge, aber Konto lee… erklärt.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du offene Posten systematisch im Griff behältst – ohne Stress, ohne großen Zeitaufwand.

Warum offene Posten so gefährlich sind

Eine unbezahlte Rechnung fühlt sich zunächst harmlos an. Aber mehrere zusammen – über Wochen – werden zum echten Problem.

Was offene Posten mit deinem Betrieb machen:

• Dein Konto zeigt weniger als dein tatsächlicher Umsatz
• Du gehst in Vorleistung für neue Aufträge, obwohl alte noch nicht bezahlt sind
• Du kannst eigene Rechnungen nicht pünktlich bezahlen – obwohl die Arbeit längst erledigt ist

Das ist keine Frage von Disziplin. Es ist eine Frage von fehlenden Strukturen.

Die 20-Minuten-Routine: So geht’s

Jeden Montag – 20 Minuten – nicht mehr. Das ist deine neue Offene-Posten-Routine.

Schritt 1: Liste aufrufen (2 Minuten) Öffne deine Buchhaltungssoftware – z. B. Lexware Office – und rufe die Liste der offenen Forderungen auf. Sortiere nach Fälligkeitsdatum.

Schritt 2: Ampel setzen (3 Minuten) Teile deine offenen Posten in drei Kategorien ein:

 Grün – noch nicht fällig: beobachten, nichts tun

 Gelb – bis 7 Tage überfällig: freundliche Erinnerung senden

 Rot – mehr als 7 Tage überfällig: konsequent nachfassen, am besten per Telefon

Schritt 3: Kontakt aufnehmen (10 Minuten) Gelbe Posten erledigst du per kurzer, freundlicher E-Mail oder WhatsApp-Nachricht. Rote Posten: Telefon – direkt und klar, ohne Rechtfertigungen.

Schritt 4: Dokumentieren (5 Minuten) Halte jeden Kontakt fest: Datum, Reaktion, nächster Schritt. Drei Zeilen reichen.

Sofort umsetzbarer Tipp: Richte heute in deiner Buchhaltungssoftware eine Ansicht für offene Forderungen ein – sortiert nach Fälligkeitsdatum. Das kostet 5 Minuten und gibt dir ab sofort dauerhaft Überblick.

Wann mahnen – und wie?

Viele Handwerker zögern beim Mahnen. Sie wollen den Kunden nicht vergraulen. Das ist menschlich – aber teuer.

Die Wahrheit: Ein professionelles, freundliches Nachfassen beschädigt keine Kundenbeziehung. Es zeigt, dass du deinen Betrieb ernst nimmst.

Dreistufiges Mahnmodell – einfach und wirksam:

Stufe 1 – Erinnerung: 3 bis 5 Tage nach Fälligkeit. Ton: freundlich, sachlich. Kanal: E-Mail oder WhatsApp.

Stufe 2 – Erste Mahnung: 10 bis 14 Tage nach Fälligkeit. Ton: klar, höflich. Kanal: E-Mail mit angehängter Rechnung als PDF.

Stufe 3 – Zweite Mahnung: 21 bis 30 Tage nach Fälligkeit. Ton: bestimmt, mit konkreter Zahlungsfrist. Kanal: Brief oder E-Mail.

Vorlage Erinnerung – sofort nutzbar:

Betreff: Offene Rechnung Nr. [Nummer] – kurze Erinnerung

Hallo [Name],

ich melde mich kurz wegen unserer Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] €.

Vielleicht ist sie im Alltagsstress untergegangen – kein Problem. Ich freue mich über deine Zahlung bis zum [Datum + 5 Werktage].

Bei Fragen bin ich jederzeit erreichbar.

Viele Grüße, [Dein Name]

Wie Liquiditätsplanung und offene Posten zusammenhängen

Offene Posten sind nicht nur ein Buchhaltungsthema. Sie sind ein Liquiditätsthema.

Was auf dem Papier als Umsatz steht, ist noch kein Geld auf deinem Konto. Wenn du Zahlungseingänge nicht planst, planst du blind.

Ein einfaches Liquiditäts-Cockpit zeigt dir auf einen Blick, welche Zahlungseingänge du in den nächsten Wochen erwartest, welche Ausgaben fest geplant sind und wo mögliche Engpässe entstehen – bevor sie zum Problem werden.

Wenn du zusätzlich wissen möchtest, wie du deine Buchhaltung so aufstellst, dass offene Posten gar nicht erst aus dem Blick geraten, schau dir unser Buchhaltungscoaching an.

Mini-Fallbeispiel aus der Praxis

Betrieb: Dachdecker, 6 Mitarbeiter, immer wieder Liquiditätsengpässe trotz voller Auftragslage.

Vorher: Rechnungen wurden geschrieben – aber nicht systematisch nachgefasst. Im Schnitt 18.000 € offene Posten, davon 7.000 € länger als 30 Tage überfällig.

Maßnahmen: Wöchentliche 20-Minuten-Routine eingeführt, Ampelsystem in Lexoffice eingerichtet, E-Mail-Vorlage für Erinnerungen erstellt.

Ergebnis: Durchschnittliche Zahlungsverzögerung von 34 auf 12 Tage reduziert. Liquiditätspuffer stieg innerhalb von 6 Wochen um rund 9.000 €.

Checkliste: Offene Posten im Griff

• Wöchentlichen 20-Minuten-Termin im Kalender eintragen (z. B. Montag 08:00 Uhr)
• Offene-Forderungen-Ansicht in Buchhaltungssoftware einrichten
• Ampelsystem definieren: Grün / Gelb / Rot
• E-Mail-Vorlage für freundliche Erinnerung erstellen und abspeichern
• Dreistufiges Mahnmodell festlegen
• Jeden Kundenkontakt dokumentieren – Datum, Reaktion, nächster Schritt

Fazit

Offene Posten verschwinden nicht von alleine. Aber sie lassen sich mit einer einfachen Routine in den Griff bekommen – ohne viel Zeitaufwand, ohne teure Software, ohne Stress.

20 Minuten pro Woche. Jeden Montag. Das ist alles.

Willst du deine Liquidität dauerhaft im Griff haben – nicht nur die offenen Posten? In 30 Minuten Klartext schauen wir gemeinsam, wo bei dir Geld versickert und wie du wieder Planbarkeit bekommst.